Ánh sáng và âm thanh có thể làm thay đổi cả một sự kiện. Để có thể tổ chức thành công một sự kiện nào đó thì cần phải có sự kết hợp hài hòa của rất nhiều chi tiết khác nhau, nhưng một sự kiện không đầu tư về âm thanh hay ánh sáng thì chắc chắn sẽ thất bại. Để giúp cho sự kiện của doanh nghiệp diễn ra tốt đẹp nhằm đem lại ấn tượng sâu đậm trong lòng khách mời thì hãy cũng SOL EVENT ghi nhớ lưu ý sau về việc chuẩn bị âm thanh ánh sáng sự kiện.
Hệ thống âm thanh ánh sáng sự kiện gồm những gì?
Thiết bị âm thanh ánh sáng (AV equipment) là những thiết bị hay công cụ điện tử bao gồm các yếu tố về mặt âm thanh (audio) và hình ảnh (visual). Mỗi sự kiện, địa điểm tổ chức sẽ có hệ thống các thiết bị âm thanh và ánh sáng khác nhau. Một số thiết bị cơ bản như:
- Microphone (hay được gọi là mic): Mic không dây hay mic đứng, …
- Hệ thống chiếu sáng trong nhà là các loại đèn trần, đèn treo tường, …
- Hệ thống âm thanh có thể cố định, di động, …
- Hệ thống điện là các ổ cắm, nguồn điện, …
- Máy quay video và camera
- Loa
- Máy chiếu hay màn hình
- …
Những lưu ý khi chuẩn bị âm thanh ánh sáng
Đảm bảo nhiều vị trí quan trọng được chiếu sáng
Trong bất kỳ sự kiện nào thì có một số vị trí nhất thiết phải được nhìn thấy rõ ràng. Đó là sân khấu hay quầy bar và lối thoát hiểm. Khi tổ chức sự kiện nào đó, nhất là sự kiện trong nhà hoặc sự kiện ngoài trời vào buổi tối thì đơn vị tổ chức cần đặc biệt chú ý đến các vị trí này để khách mời có thể tìm thấy mọi thứ mà mình muốn một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất. Ánh sáng trên sân khấu phải thật rõ ràng mà không bị chói để khách mời cảm thấy thật thoải mái khi quan sát, đặc biệt là với các sự kiện như hội nghị hay hội thảo. Nếu sự kiện được tổ chức bên ngoài với quầy bar và những bàn buffet thì các đèn LED nhỏ là một công cụ thích hợp để lôi kéo sự chú ý vào bàn đồ ăn, thức uống.
Đảm bảo nguồn điện, thiết bị thay thế đầy đủ
Khách mời có thể không nhận ra khi hệ thống âm thanh ánh sáng hoạt động ổn định nhưng lại rất hay để ý rõ ràng ngay khi có sự cố xảy ra. Để những thiết bị như đèn, dàn loa hay cả microphone, … tạo ra được hiệu ứng tốt thì chúng ta cần đảm bảo nguồn điện được cấp phát đầy đủ, pin và các thiết bị thay thế dự trù được chuẩn bị cẩn thận.
Thiết kế ánh sáng để tạo không khí, điểm nhấn thích hợp cho sự kiện
Ánh sáng là công cụ vô cùng cần thiết để tạo hiệu ứng với không khí thích hợp cho sự kiện. Ánh sáng có tác động đến thị giác và từ đó tác động lên cả tâm lý của người tham gia vào sự kiện đó. Mỗi loại ánh sáng như ánh sáng trắng hay ánh sáng màu hay cả ánh sáng chuyển động,… đều có nhiều khả năng tạo ra các hiệu ứng nghệ thuật khác nhau cho mỗi sự kiện khác nhau. Thế nên, doanh nghiệp cần phải thiết kế hệ thống ánh sáng để đem lại hiệu quả mà mình mong muốn nhất. Các sự kiện về âm nhạc hay biểu diễn, trình diễn thời trang,… là loại sự kiện mà chúng ta nên đặt yếu tố ánh sáng lên hàng đầu.
Đảm bảo hệ thống âm thanh rõ ràng và chuyên nghiệp
Âm thanh không những là phương tiện truyền thông tin mà còn là chất xúc tác quan trọng cho cảm xúc của khách mời. Để có âm thanh rõ ràng, chuyên nghiệp nhất trong sự kiện, doanh nghiệp cần phải cân nhắc đến các yếu tố về quy mô của địa điểm hay mục đích sự kiện, số lượng khách mời và vị trí sự kiện là trong nhà hay ngoài trời. Hệ thống loa cùng với mic phải có âm thanh chất lượng cao, rõ ràng. Nếu bạn muốn tổ chức một sự kiện với quy mô lớn thì việc thuê riêng một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín chuẩn bị cho phần âm thanh ánh sáng là một phương án dễ dàng, và tiết kiệm chi phí để đảm bảo sự kiện diễn ra tốt đẹp.
Diễn tập với toàn bộ hệ thống âm thanh ánh sáng sự kiện
Để phòng ngừa rủi ro khi sự kiện diễn ra, diễn tập hay chạy thử chương trình trước là điều không thể thiếu trong khâu tổ chức. Vài ngày trước khi sự kiện diễn ra thì các doanh nghiệp cần xem xét và sắp xếp lại, diễn tập sự kiện từ đầu đến cuối. Thời gian giữa ngày diễn tập và ngày tổ chức phải đủ để đơn vị tổ chức có thể sửa chữa hay thiết kế lại, hoặc thay các thiết bị âm thanh ánh sáng. Trong ngày diễn tập thì các doanh nghiệp cần chú ý để sự phù hợp của âm lượng, chất lượng âm thanh, và chất lượng ánh sáng, vị trí sắp đặt và chất lượng của màn chiếu (nếu có).
Có thể thấy, âm thanh ánh sáng sự kiện đóng vai trò rất quan trọng với việc tổ chức sự kiện. Việc thiết kế hệ thống âm thanh ánh sáng vừa phải phù hợp với đặc điểm sự kiện và đảm bảo chất lượng, vừa có hiệu quả tích cực đến cảm xúc của khách mời.
